新型コロナウイルスの感染拡大により、オンラインを介したビジネススタイルが注目を集めています。そして、取引先と「オンライン商談」を行う企業も増えてきました。オンライン商談は対面とは違った特徴を備えており、独自のメリットがあります。この記事では、オンライン商談を細かく解説しながら成功のコツを解説していきます。
オンライン商談とは？導入の背景を知っておこう
インターネットを使って商談
従来の商談は、営業担当者が取引先の元を訪問するスタイルが一般的でした。そのうえで、ミーティングルームや会議室などに通され、対面しながら話を進めていく流れだったといえます。
一方、オンライン商談はインターネットを介し、Web会議システムやコミュニケーションツールを使って取引先と対話する方法です。そのため、出席者がどこにいても商談をできます。インターネットがつながり、端末にツールがインストールされていることが条件です。
もともと欧米では一般的だった
欧米の企業はビジネスのエリアが広いため、取引先を直接訪問しにくい事情がありました。また、建前を重んじる日本のビジネスパーソンと違い、単刀直入に用件だけをやりとりする商談が珍しくありません。
そのため、日本よりも早い段階でオンライン商談は日常化していました。ICTやクラウドサービスなど、IT業界の発展も欧米でオンライン商談が増えていった要因です。
新型コロナウイルスをきっかけに日本でも浸透
日本においても、オンライン商談を導入していた企業はありました。ただ、欧米ほどビジネスの規模が広くない中小企業は、オフラインの慣習を変える必然性が少なかったといえます。
こうした日本企業の傾向が見直され始めたのは、2020年に入ってから感染拡大した新型コロナウイルスがあったからです。緊急事態宣言が発令され、リモートワークを余儀なくされる中、多くの日本企業がオンライン商談を導入し始めました。
宣言が解除され、感染対策に注意しながらオフライン商談ができるようになってからも、そのままオンラインを続けている企業は少なくありません。オンライン商談は日本企業にとっても、新しい商習慣となったのです。
どうやって行う？オンライン商談のツールに必要な機能とは
ビデオ・通話
オンライン商談をするうえで必須ともいえる機能です。インターネット上でであっても、相手の表情を見ながら商談を進められるのは、信頼関係を結ぶためにとても重要なポイントです。また、ビデオ機能と通話機能はほとんどの専用ツールで一体化しており、複雑な案件も問題なく話し合えます。なお、席を外したり、相手に聞かれたくない内容を社内で話したりする際の「ミュート機能」も重要です。
録音・録画
商談の内容を記録するためには、録音や録音の機能を利用しましょう。商談そのものを録画してしまえば、議事録作成の手間を省けます。また、通信の関係でリアルタイムの話をうまく聞き取れなかったり、しっかり相手に伝えられなかったりすることも珍しくありません。後でトラブルにならないよう、商談を記録しておくことは大切です。
画面共有
Web会議システムには、参加者の画面を共有する機能が搭載されています。プレゼン資料や見積書をすぐに提示したいとき、画面を共有すればスムーズです。また、どの資料の何について話しているのかはっきり参加者に見せられるのも、画面共有をするメリットです。
チャット
オンライン商談では、複数のユーザーが同時に話すと聞き取りづらくなります。ある発言に後から補足説明をしたくても、話題が変わってしまえば口を挟むのは難しいでしょう。
こうした問題を解決するため、ツールによってはチャット機能が利用可能です。誰かが話している最中でも、違う話題についてチャットで説明できます。発言内容に誤りがあったときは、チャットを利用して訂正することもできます。
すぐに発言を訂正できるので、商談の進行が妨げられずに済むでしょう。チャットを見られる人を限定すれば、取引先からは見ることが出来なくなるため、自社の参加者だけで内密に会話をすることも可能です。
スケジュールを組みやすい！オンライン商談のメリット
場所に関係なく、商談が組める
オフライン商談では、参加者全員が同じ場所に集まる必要がありました。そのためにスケジュールを調整するのは、忙しいビジネスパーソンにとって大きな負担でした。しかも、新型コロナウイルスの蔓延により、自宅からのリモートワークに切り替えた社会人も増えています。参加者全員の都合が良いタイミングで、気軽に顔を合わせることは難しくなってきました。
その点、オンライン商談なら参加者がどこにいてもやりとり可能です。職場がオフィスでも自宅でも、出張先でも関係なく、端末さえあれば商談を行えるのです。
商談の準備が楽
人数分の資料を用意したり、遠方まで出向いたりすると、企業にとって無視できないコストがかかってしまいます。また、それらの準備に追われる時間も担当者の負担になっていました。
オンライン商談に切り替えれば、コピー代や出張費を削減できます。資料をあらかじめメールで送って、会議システムで画面共有しながら話を進められるからです。
それに加えて、プレゼンテーション用のプロジェクタ、スピーカーやマイクなどもいらないので、商談当日の作業量が減ります。その分、担当者は純粋な提案内容に注力できるでしょう。
仕事のスピードが上がる
オンライン商談は、一刻を争う場面で便利です。たとえば、できるだけ早く取引先に意思決定してほしい案件があったとします。しかし、先方の担当者となかなか会えなければ、ゴーサインをもらうのは難しいでしょう。
そういった状況下で、オンライン商談が役に立つのです。相手の都合の良いタイミングに合わせてオンライン会議を申し込めば迅速に提案を行えます。先方からしても、わざわざ話を聞くためだけにスケジュールを変更しなくていいので、対応してくれやすくなります。オフラインでは長引いていた案件も、オンラインではあっさり承認されることがありえるのです。
注意点は？オンライン商談のデメリット
現場の雰囲気までは読み取れない
商談においては、些細な表情、態度を察知することも大事です。ある発言に対し、先方が少しでも興味を示したなら「どうかされましたか」と聞き返すことで話が盛り上がる場合もあります。ただ、オンライン会議では現場の雰囲気まで感じ取れないので、ビジネスチャンスを逃す可能性もゼロではありません。
また、知らないうちに相手を不愉快にさせたまま話を進めてしまう恐れも出てきます。ただ、こうした問題点はツールそのものの欠点というより、ユーザー側の意識に左右されます。オンラインであっても、定期的に質問を相手に投げかけてみるなど、工夫次第でユーザーの内心を理解しやすくなるはずです。
通信トラブル
もしも通信状況が悪いとすれば、お互いの発言をしっかり聞き取れないというストレスにさらされます。特に、重要な商談なのになかなかコミュニケーションが取れないようなら、先方の印象を悪くしかねません。
そこで、オンライン商談は実践する前に社内でのテストが重要です。支部やリモートワーカーとつないで、問題なく通信できるか確かめておきましょう。仮に当日の通信状況が悪かったとしても、チャット機能を使ったり、後からメールで確認事項をまとめたりするなど、フォローできる方法をあらかじめ考えておくことが肝心です。
取引先がツールを導入していない
2社間で同じツールを端末にインストールしていなければ、オンライン商談を行えません。オンライン商談をしたい場合は、取引先にインストールしてもらうようお願いする必要があります。
導入するハードルが高く感じるかもしれませんが、無料でインストールできるツールは多いうえ、手順も決して複雑ではありません。丁寧にお願いをすれば、感染症予防の観点からもオンラインで商談するメリットが大きいので取引先にも理解してもらえる可能性は高いでしょう。
オンライン商談を成功させるためのコツと心がけ
外見と話し方はオフライン以上に注意
対面と違って、オンライン商談は相手に与えられる情報量がかなり少なくなります。その中でも、担当者の外見と話し方は商談の成功を左右するポイントです。まず、狭い画面の中で相手にみられる外見は印象に直結します。
オンライン商談ではオフライン以上に顔を注視されるので、無精ひげや寝ぐせなどがあると不愉快に思われかねません。しっかり身だしなみを整えてから商談に挑みましょう。
また、どれほど通信状況が良くても、オンラインでは直接会うより声が聞き取りにくくなります。やや遅いテンポではっきり発音することがコツです。
常に相手の態度を観察
オンライン商談では、一生懸命に話していても取引先の担当者が話を聞いていない可能性があります。違う画面を見ていたり、他の作業をしたりしていても気づかれにくいシチュエーションだからです。さらに問題なのは、そのことに気づかないまま商談を進めてしまう場合です。取引先がほとんど話を聞いていないのに、一方的に提案して商談を終えてしまえば成功につながりにくいでしょう。
対策として、オンライン会議では相手にたびたび「どう思われますか」「よろしいでしょうか」と語りかけるようにします。また、話す側にまわるだけでなく、取引先の悩みや問題を聞く時間帯を増やしてみましょう。
見込み顧客と話すコツ
取引履歴のない、見込み顧客とオンライン商談をするときは「距離感」に気をつけます。画面越しではなかなか打ち解けにくいことが多いため、いきなり用件を切り出しても冷たい対応に終始される可能性があるからです。
最初は自己紹介をして人となりを知ってもらいましょう。そして、時事や季節などの無難なアイドリングトークをしながら、徐々に相手の緊張をほぐしていきます。相手が饒舌になってきたタイミングで本題に入っていくと、オンラインでも充実した商談を展開しやすくなります。
BtoB営業の新規顧客開拓にはSFAツールが便利
SFAツールは営業支援ツールのことで、新規顧客開拓には営業メール自動化ツールを活用すると良いでしょう。
おすすめのツールはRPAの技術を使って、新規顧客の獲得を効率化できる「GeAIne（ジーン）」です。RPAとは、「Robotic Process Automation」の頭文字を取った言葉で、「コンピューターを使って行う定型的な作業をロボットにより自動化すること」を意味します。
GeAIneを活用すれば、営業リストの作成はもちろんのこと企業のWebサイト上にある問い合わせフォームやメールアドレスに対して、自動的にアプローチできます。
また、顧客リストをアップロードするだけで自動的にグルーピングしてくれる機能や、顧客のメール開封率やリンクのクリック率などを比較・分析する機能もあり、質の高い情報で営業活動をサポートしてくれます。
手作業で行っていた業務が自動化されることでそれ以外の営業活動に専念することが可能になります。業務効率化を考えている方や新規顧客開拓が伸び悩んでいる方は検討してみましょう。
オンライン商談のコツを意識して時代に対応しよう
リモートワーカーが増加していく時代では、オンライン商談の重要性がますます高まっていきます。
従来通り、オフィスで働く会社員からしてもコストや時間を節約できるオンライン商談は利便性の高いスタイルです。オンライン商談を成功させるには、話し方や進行に工夫が必要です。それらを踏まえて、専用ツールを有効活用していきましょう。