ウェビナーは、インターネットを活用したセミナーを指します。インターネット上で開催されるため時間や場所に縛られないという点がメリットです。
感染症拡大を防止するという利点もあるため、様々な企業がウェビナーを取り入れています。
配信方法も事前に録画した動画を使用するなど自由度が高いです。ウェビナー導入のポイントやメリット・デメリット、ツールの選び方などを解説します。
ウェビナーとは？
ウェビナーは、インターネット上で開催されるセミナーを意味します。ウェブ（Web）とセミナー（Seminar）の二つの言葉を組み合わせた造語です。
ウェビナー以外にもネットセミナーやwebセミナー、オンラインセミナーといった呼び方もありますが、内容はすべて同じになります。
ウェビナーは講演会や社員研修、各種講義、会社説明会など様々なシーンで幅広く活用されているセミナー方法です。会場の準備などの手間やコストを軽減できるため多くの企業がウェビナーの導入をしています。
ウェビナーはセミナーの動画を配信することがポイントです。
配信方式はリアルタイム配信と録画配信の二つの方式があります。
リアルタイム配信は、配信日時を設定しセミナーを生配信する方式です。
参加者はリアルタイムでセミナーに参加し、チャット機能を備えたウェビナーであれば開催者に対して質問などを行えます。
ライブで配信されるセミナーですので、その場で疑問点などを解決できるのがメリットです。ただし、都合がつかない場合などリアルタイム配信の時間に間に合わないときには参加はできません。参加者はリアルタイム配信のスケジュールに合わせることが必要です。
録画配信方式は、事前に録画したセミナー動画を配信します。
配信時間が限定されないため、参加者は都合の良い時間にセミナー動画を視聴することが可能です。
何度も繰り返して視聴できるというメリットも持っています。
開催者はセミナーの目的やターゲット層などに合わせてウェビナーの配信方式を選択することができるため、オフラインのセミナーよりも利便性が高いといえるでしょう。
ウェビナーのメリット
ウェビナーはメリットの多いセミナー開催方法です。働き方改革に伴い、より効率的で快適な職場環境や学習環境が望まれています。ウェビナーは、そのような背景にマッチする開催方法として注目を集めているのが特徴です。
またオンライン開催で人との接触がないため感染症のリスクも回避できます。
一つの会場に大人数の参加者が集合する従来の方式では感染症拡大の危険性があり、開催者側は会場の換気や消毒などの対策作業の負担が発生します。
ウェビナーであれば会場のセッティングなどの手間がかかりません。会場のレンタル費用などの諸費用も大幅にカットできるのもメリットの一つです。
会場費などをコストダウンできるためセミナー開催のハードルが低く、参加者が気軽に参加できるため集客も期待できます。
さらにセミナーの動画を編集してグラフや図形、写真などを差し込むことで参加者により理解しやすい内容にすることができるのもポイントです。
ウェビナーは開催者側だけではなく、参加者側のメリットも多数あります。
まずセミナーの会場まで出かける必要がありませんので交通費と移動時間がかかりません。
そして自室やオフィスなどネット環境さえ整っていれば、パソコンやスマートフォン、タブレットなど手持ちの様々なデバイスからどこからでもウェビナーに参加することができます。
このようにウェビナーは参加者が気軽に参加することができるセミナーです。
チャット機能を導入しているウェビナーであれば開催者と参加者がやり取りをすることが可能ですし、双方でコミュニケーションをとりたい場合にも問題なくやりとりができます。
ウェビナーのデメリット
ウェビナーのデメリットは、参加者が簡単に離脱することができるという点です。
オンラインで開催するセミナーですので、参加者は関心がなくなり内容に飽きてしまうと視聴をすぐに停止することができます。
会場で行う従来のセミナーであれば、開催途中での退出率は低いです。また参加者はウェビナーを視聴途中にスマホでメールをチェックすることなども自由にできるため、最後まで集中力を継続させる工夫が求められます。
集客数は多かったが参加者の反応が薄いなど、次のステップにつながらないパターンにならないように注意してください。
ウェビナーは遠隔開催であり、実際に開催者と参加者、また参加者同士も直接顔を合わせることがありません。そのため相手の表情や反応をくみ取りにくいという点もデメリットです。
その他のデメリットとしては、ネット環境によるトラブルが発生する可能性もあります。
音声が途切れたり、まったく聞こえなかったり、映像が乱れる、止まるなどはよくあるトラブルです。スムーズに視聴できないとストレスを感じ、参加者が途中で視聴を中止してしまうこともあります。
開催者側は、これらのトラブルが発生しないように事前の入念な準備が必要です。ただし、参加者側のWi-Fiやデバイスの不具合などがトラブルの原因の場合もあります。
トラブルの原因が参加者側にある場合には、すべてを解決するのは困難です。そのためウェビナーを開催する場合には、ある程度のトラブルは起こるものとして想定しておきましょう。
参加者に対して通信環境の確認を事前にアナウンスするなどの対策も必要です。
ウェビナー導入のポイント
ウェビナーを導入する際には、大きく分けて2つのステップが必要です。導入目的の確認・ツールやシステムの決定後に導入という流れになります。
1.目的の確認
最初のステップは、目的確認です。なぜウェビナーを導入するのか、ウェビナーを導入して何を目指すのかという部分を明確にします。
この部分をはっきりさせないまま導入を行うと、どのシステムが最適なのかわからなかったり、目的とシステムプランがマッチしなかったりということもあり得ます。
スムーズにウェビナー導入を進めるためにも、導入目的や配信内容などを事前に確認しておきましょう。
2.ツールやシステムの決定と導入
次に使用するツールやシステムを決定します。配信システムはウェビナーの内容や規模などに応じて決めるのがおすすめです。
参加人数や配信時間の長さなどによってもプランは変わります。さらに毎月開催するなど定期的に開催するのか、イベント的に単発で開催するのかといった開催頻度も考慮しましょう。
システムプランは複数ありますので、ウェビナーの内容や開催頻度によって最適なプランを選択します。
システムによってはデモを利用できたり、お試し期間が設定されていたりすることもありますので、導入を迷った際には一度試してみましょう。実際に使用し、使いやすさや性能を確認しておくと安心です。
ツールの選び方
ウェビナーを導入する場合には、多くのツールの中から最適なツールを選ぶことが必要です。
ツールを選ぶ際には、料金とサポート体制をチェックしましょう。ウェビナー導入や運用予算に合ったツールを選ぶのがポイントです。
またツールの料金プランには様々なスタイルがあるため、料金プランも含めて検討します。
予算額が決まっている場合にはプリペイド制の料金プランが最適です。
月額制の料金プランは、定期的にウェビナーを開催する場合に向いています。
従量課金制の料金プランは、ウェビナー開催が不定期な時に選ぶとコストのロスがありません。
開催頻度などは変化することもありますので、導入後に料金プランを変更できるかという点も事前に確認しておくと安心です。
次に、どのようなサービスを提供しているのかという点に注目します。特にトラブル発生時の対応が充実しているか、夜間でも対応可能なのかサポート体制をチェックします。
おすすめのツール
「Zoom Webinar」
ウェビナーツールで使い勝手よくおすすめなのが「Zoom Webinar」です。
Zoom社がウェビナー用として提供しているサービスであり、知名度が高く利用者も多数います。YouTubeやFacebookのライブ配信と連携することも可能なため用途が広いのが特徴です。
参加者全員がモニターに表示されるのではなく、開催者側のパネリストのみが映ります。基本的に参加者は表示されませんが、パネリスト側からの操作で参加者を表示することも可能です。
「LOGOSWARE GigaCast」
その他におすすめのツールは、企業や教育機関向けに開発された「LOGOSWARE GigaCast」です。
機能面が充実し、会場で開催するセミナーで行っていた作業をすべてこのツールでまかなえます。
ウェビナーの告知・参加受付・アンケート収集など、セミナー開催における必要な作業を網羅している優秀なツールです。無料デモ体験版も用意されていますので、導入前に動作具合などを実際に確認することができます。
「V-CUBE セミナー」
また「V-CUBE セミナー」は、配信形式を選択できるツールとしておすすめです。
ライブ配信後、オンデマンドコンテンツで何度も繰り返して視聴ができます。
チャット機能やアンケート機能も備えているため、参加者とのコミュニケーションをはかれて便利です。
ウェビナーに関するノウハウがなくても、専門スタッフが様々なサポートを行ってくれますし、ウェビナー専用のスタジオもあります。
まとめ
働き方への意識の変化や感染症拡大防止の流れを受け、ウェビナーへのニーズが高まっています。
ウェビナーは、実際に会場に集まる必要のないオンライン上のセミナーです。開催者側は会場費や当日スタッフへの人件費などをカットできますし、参加者も時間や場所にとらわれずに参加できるというメリットを持っています。
ウェビナーをスムーズに導入するためには、目的や予算に合ったツールを選択することがポイントです。
