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Calendly(カレンドリー)がインサイドセールスの予定調整に便利!

無料でスケジュール管理をサポートしてくれるWebサービスCalendly(カレンドリー)。色々なサービスと連携することができ、会議の日程調整などを快適にしてくれること間違いなしのサービスです。

しかし、海外のサービスということもあって、日本におけるCalendlyの知名度はまだまだな部分があります。そこでここでは、Calendlyの使い方や、どんなメリットがあるのか、など解説していきます。

Calendly(カレンドリー)ってどんなサービス?

Calendlyは無料のスケジュール調整アプリです。日本国内だけでなく海外にも対応しており、取引先とのスケジュール調整を行い、その予定を自分が使用しているカレンダーに登録してくれます。

スケジュールの調整に関しては、提案をする側がいくつか日程を選んで、そこから提案を受ける側が都合の良い日時を選択するだけです。会議などのスケジュール調整はメールや電話で何度もやり取りをしなければいけないのが面倒でしたが、Calendlyを使うことでこの手間を最小限にできます。

Calendlyのメリット

Calendlyを導入するメリットとしては、Google、Outlook、iCloud Calendarなど複数のカレンダーと連携できる点でしょう。ミーティングなどのスケジュールを自分のスマホやパソコンのカレンダーに登録している人もいますが、仕事が立て込んでいた場合などスケジュールの登録を忘れてしまうこともあります。そこでCalendlyとこれらのサービスを連携することで自動的に普段使っているカレンダーにスケジュールが登録されます。そのため、ミーティングなどの予定を忘れてしまうリスクが減るでしょう。それに他のミーティングとのブッキングも避けられるのも安心です。

しかも、Calendlyは操作もシンプルです。たくさんのスケジュール調整アプリが存在する中で、Calendlyを使ってスケジュールを提案する側の入力する情報は多めではあるものの、提案される側はカレンダーが表示され、相手の空きスケジュールの中から自分の都合が良い時間を選ぶだけとなっています。このように操作が簡単なので、特に忙しく、スケジュール調整のメールを確認する時間が取りにくい人でも、少ない工程でスケジュール調整ができることから、相手方への返信の負担も軽減できます。

Calendlyは海外とのスケジュール調整の際に時差を調整してくれる機能もあります。海外とのミーティングは相手の時差に配慮したうえで調整する必要があるので、毎回時差の計算をするのが面倒でしょう。そこで自動的に調整後の時間で相手に予定を提案してくれることから、時差の計算ミスによるミーティング時間の勘違いなども避けられます。

また、ミーティングの直前になると、Calendly側からリマインドメールが届く機能もあります。カレンダーに予定を登録していても確認を忘れてしまうことはありませんか?そのような方にはリマインドメールによってミスを防止することができます。また、Calendlyはインターバルの設定も可能です。取引先との商談を終えてすぐに次の取引先との商談が入ってしまうと、準備不足で十分な結果が得られない可能性が高いです。そこで会議の前後1時間は予定を入れないようにすることで、十分に準備をした状態で商談に臨めます。

有料プランと無料プランの違いは?

Calendlyは無料でもスケジュール調整アプリとして十分な能力を発揮してくれますが、有料プランを契約することでよりスケジュール調整が快適になります。Calendlyの有料プランにはプレミアムプランとプロプランの2種類がありますが(2020年10月時点)、それぞれ無料プランとどのように違うのでしょうか。まず、月額8ドルで使えるプレミアムプランは、Googleなどのカレンダーに加えて、ZOOMやGoToMeetingなどWeb会議ツールとの連携もできるようになります。相手方にWeb会議の際のリンクも送付してくれるので、相手方への連絡回数を減らすことができ、大変便利です。

そして、月額12ドルのプロプランはプレミアムプランの機能に加え、PayPalなどの決済機能にも対応しています。そのため、弁護士やコンサルタントなど有料相談を行っている人からすると決済も一緒に済ませることができ、効率的な集金が実現できる他、ドタキャンを防止する効果も見込めます。

用途にもよりますが、取引先との打ち合わせ・会議のためにCalendlyを使うなら無料プランで十分でしょう。

Calendly(カレンドリー)はインサイドセールスにおすすめ!

インサイドセールスをするにあたってもCalendlyは便利です。インサイドセールスとはフィールドセールスと対の関係にあり、日本語だと「内勤営業」と呼ばれます。外回りをしない代わりに社内で電話やEメールを使って営業活動をするので、1日の営業の案件数も多く、スケジュールの調整も面倒です。

Calendlyを使うことで先ほど解説したように、様々な企業からリリースされているカレンダーアプリとの連携が可能です。そのため、普段使っているカレンダーやスケジュール管理アプリと連携することで、取引先とのスケジュール調整がスムーズにできるうえ、スケジュール被りも避けることができます。

また、Eメールや電話で商談のスケジュール調整を行う際、何度も往復でやり取りをするのはとても面倒です。返信の遅いお客様の場合、相手からの返信を待っている間に他のスケジュールが埋まってしまう相手からの返事が来ないせいで他の予定が立てられないなどといったこともよくあります。Calendlyなら提案された複数の日付のうち都合が良いものを選ぶだけなので、スピーディーにスケジュール調整ができます。

しかもCalendlyなら社内・社外両方のスケジュールをアプリと連携して管理することが可能です。そのため、普段自分が商談にどれだけの時間をかけているのか、それに加えて、社内でやらなければいけない仕事にもどれだけの時間を要しているのか可視化することにも繋がります。この作業によって、無駄な時間を把握し、作業効率アップを目指せるのも良いでしょう。

Calendly(カレンドリー)の使い方

それでは、Calendlyはどのように使うのでしょうか。初めてCalendlyを使う方向けの会員登録〜利用までの流れやカスタマイズ方法を紹介していきます。

1. 会員登録とカレンダー連携

初めてCalendlyを使う場合、会員登録が必要となります。メールアドレスだけで登録できるので、普段仕事で使っているメールアドレスで登録すると良いでしょう。すると、普段使っているカレンダーと連携できるようになります。OutlookやGoogleなど自分が普段使っているカレンダーのアカウントとCalendlyを連携させましょう。次に、CalendlyのカレンダーのURLの設定に入ります。こちらに関しては好きな名称を登録して構いません。

連携したアカウントで使用できるカレンダーのうち、どのカレンダーとCalendlyを連携させるか選択します。この際に選択しなかったカレンダーの予定とCalendlyで登録した予定が被っても特に通知が出ることはないので、普段仕事で使っているすべてのカレンダーを選択しておくのがおすすめです。そして、自分が何時から何時までの予定に対応できるかを入力したら、Calendly側のアンケートに答えて会員登録完了となります。

2. 連携確認

それでは、実際に普段使っているカレンダーとCalendlyの連携ができているか確認しましょう。まずCalendly側で適当に日時を設定し、「confirm」をクリックします。すると、予定の詳細を入力する画面に切り替わるので、適当に入力して完了です。そして、Googleカレンダーなど連携しているカレンダーを確認してみて、Calendlyで登録した予定が入っていれば成功となります。

3. スケジュールの調整・登録

連携ができていることが確認できたら、実際に取引先とのスケジュール調整にCalendlyを使ってみましょう。この際、取引先側がCalendlyのアカウントを持っている必要はありませんが、相手方のスケジュールの登録忘れやスケジュール被りを防ぐためにもCalendlyをおすすめしておくと便利です。それでは、実際に相手にスケジュールの調整を提案してみましょう。

先ほど設定したURLにアクセスし、ミーティングのおおよその時間を設定します。Calendlyの初期設定だと15分・30分・60分から選べます。次にミーティング内容を入力しましょう。そうしたら、Locationの項目の中から、会議の場所、Web会議ツールを使うならそのツール名を選びます。そして、Discreptionで相手に送信するメールの内容を入力しましょう。「Create Singleuse Link」と表示されるので、そこをクリックするとURLが生成されます。これを取引先に送付して完了です。

あとは取引先に連携したカレンダーの情報が送られ、空いている時間の中から都合の良い日時を取引先が選べるようになっています。それに加え、確認用の名前とメールアドレスを入力すれば、相手方のスケジュール登録は完了となります。

カスタマイズしてより使いやすく!

Calendlyは、より自分が使いやすくなるようにカスタマイズすることができます。もちろん初期設定のままでも問題ありませんが、やはりカスタマイズをしたほうが便利なので、積極的にカスタマイズしていきましょう。カスタマイズは、Calendlyのホームの15分・30分・60分のイベントそれぞれの右上にあるボタンをクリックし「Edit」を選択することでできます。ここで設定できるのは、ミーティング時間、どれくらい先まで予約が可能なのか、時差設定などです。初期設定だと15分・30分・60分の3つからしか選べませんが、それよりもミーティング時間が長くなりそうな場合などは、ここでイベントの時間をカスタムで設定することで変更できます。

また、設定画面をさらに下にスクロールしていくと、追加オプションも設定することが可能です。こちらでは、リマインダーを設定するかどうか、PayPalなどを使って集金するかどうか、相手がスケジュールを選択する際に氏名とメールアドレス以外の情報を入力してもらうかどうかなどが選べるので、必要に応じて設定を変更しましょう。ただ無料プランでも、PayPalの使用など有料プランでないと利用できないサービスが追加オプションの項目に表示されるため、使えるはずの機能が使えないなど焦らないようにしてください。

Calendly(カレンドリー)を活用してスケジュール管理を快適に!

インサイドセールスの仕事はいかに時間を有効活用できるかがカギです。そこでCalendlyを使い、普段使っているカレンダーアプリなどと連携させることで、取引先とのスケジュール調整や、社内外のスケジュール管理が簡単にできます。スケジュール忘れやブッキングも避けられるので、積極的にCalendlyを活用し、業務効率アップを目指しましょう。