人事異動や退職、産休・育休などにより営業担当者が変更になる場合、顧客や取引先にその旨を報告しなければなりません。
仕事は後任者が引き継ぎますが、前任者の対応に不満を感じると、今後の関係に悪影響を及ぼすおそれがあります。担当者変更を伝える際は、きちんとマナーをわきまえ、今後もよい関係を築いていけるようなメールを送信しましょう。
今回は、営業担当者の変更を伝える挨拶メールの基本マナーや、好印象を与えるポイントについて解説いたします。
営業担当者の変更をメールで伝えるときに知っておきたい基本マナー4選
営業担当者の変更をメールで伝えるときに知っておきたい基本マナーを4つのポイントに分けてご紹介します。
1. 営業担当者変更メールは前任者が送信する
営業担当者の変更メールは、原則として前任者から送信します。
まだ面識のない後任者から、突然「担当者が変更になりました」というメールが届いたら、前任者に対して不信感を覚えると同時に、「マナー違反をおかす会社」というレッテルを貼られてしまう可能性があります。
これまで築いてきた信頼関係が崩れてしまうこともありますので、営業担当者変更メールは必ず前任者が作成・送信しましょう。
2. 担当者変更メールはできるだけ早く送る
営業担当者の変更を伝えるメールは、担当が変わると決まった段階でなるべく早めに送信するのがよいでしょう。担当者が入れ替わるギリギリのタイミングで報せると、先方も突然の話に戸惑いや不安を覚えますし、「もっと早く報せてくれたらいいのに」と不信感を抱かれる可能性もあります。
前任者の急病など、不慮のケースで変更を余儀なくされた場合は別ですが、それ以外の理由で変更するときは、余裕をもって先方に伝えるようにしましょう。
ただし、担当者変更メールでは後任者の情報も伝える必要がありますので、退職や産休・育休の場合は、新しい担当者が決定してから通知するのがベストです。
3. 担当者変更メールに必ず記載すべき5つの要素
担当者変更メールのスタイルは基本的に自由ですが、以下5つの項目は忘れずに記載する必要があります。
- 担当者を変更する理由
- 担当者が変わる日付
- 後任者について
- これまでお世話になったことへの御礼
- 挨拶に訪れる日程（訪問する予定がある場合）
1.担当者を変更する理由
まず、営業担当者の変更は少なからず先方に迷惑をかけることになりますので、変更に至った理由を説明するのは最低限のマナーです。
事細かに詳細を説明する必要はありませんが、「人事異動により」「退職にともない」など、明確な理由を伝えておけば、先方も担当者の変更に納得してくれるはずです。
2.担当者が変わる日付
担当者を変更する理由と前後して、「担当者が変わる日付」を明記しておきましょう。「今月中旬」「来月末」など、あいまいな表記だと先方も混乱してしまいますので、「◯月◯日付で」と具体的な日付を伝えておくのがポイントです。
3.後任者について
その後、後任を務める人物の名前や連絡先などを説明します。ここまでで業務上必要な情報はすべて伝えられますが、場合によっては前任者が先方に送信するメールはこれが最後になるかもしれません。次の項目でこれまでの感謝を伝えましょう。
4.これまでお世話になったことへの御礼
最後に、これまでお世話になったことに対する感謝の気持ちも忘れずに伝えておきましょう。具体的なエピソードも交えられるとさらに好印象になるでしょう。
5.挨拶に訪れる日程（訪問する予定がある場合）
なお、担当者変更までに、顧客や取引先のもとを訪れる予定がある場合は、挨拶に伺う日程も記載しておきましょう。後任者と2人で訪問する場合は、その旨も合わせて伝えておくと、先方もスケジュールの都合をつけやすくなります。
4. 後任者から挨拶メールを送る
前任者が担当者変更メールを送信したら、間を置かずに後任者より挨拶メールを送信します。先述したとおり、前任者が先に挨拶を済ませるのがマナーです。前任者と後任者でコミュニケーションを取り、順番が前後しないよう注意しましょう。
後任者からのメールでは、あらためて具体的な日にちを挙げて担当者が変更になることを明記したうえで、前任者からしっかり業務を引き継ぐことを強調しましょう。自己紹介として、今までの経歴や実績などを挙げておくと、先方からの信頼度がアップします。
営業担当の変更を知らせる挨拶メールで好印象を与える3つのポイント
前任者から後任者へスムーズにバトンタッチできるかどうかは、営業担当変更メールの内容によって決まるといっても過言ではありません。
先方に好印象を与えるメールを送っておけば、企業のイメージや信頼度がアップし、後任者も温かく迎えてもらえます。
ここでは営業担当の変更を知らせる挨拶メールで、先方に好印象を与えるコツを3つご紹介します。
- 後任者がどんな人物なのか説明する
- 先方への御礼は具体的なエピソードを交えるのがおすすめ
- 顔を合わせる可能性がある場合は再会を楽しみにしている旨を伝える
1. 後任者がどんな人物なのか説明する
顧客や取引先は、長らく付き合いのあった営業担当者が変わってしまうことについて、「新任者は信頼できる人物なのか」「有能な相手を担当につけてくれたのだろうか」など、少なからず不安を感じるものです。
先方の不安を少しでも払拭できるよう、前任者からの担当者変更メールには、後任者の氏名や連絡先とともに、簡単な紹介文も添えておきましょう。
「同じ部署で◯年の経験を積んでいる人物」「長年私のサポートをしてきた実績のある人物」など、具体的な経歴を伝えると、先方も安心してこれまでと変わらないお付き合いを考えてくれるはずです。
2. 先方への御礼は具体的なエピソードを交えるのがおすすめ
営業担当者変更メールで先方に感謝の気持ちを伝えるときは、当たり障りのない定型文よりも、具体的なエピソードを交えるのがおすすめです。
たとえば過去のエピソードを挙げて「その節は大変お世話になりました」「◯◯様からのご提案は大変貴重で、とても勉強になりました」などの言葉を添えると、先方との関係を大切にしてきたことをアピールできます。
3. 顔を合わせる可能性がある場合は再会を楽しみにしている旨を伝える
人事異動や産休・育休による担当者変更の場合、担当を離れた後もひょんなことで先方と顔を合わせたり、復職後に担当に戻る可能性があります。
退職して関係が完全に絶たれる場合は別ですが、少しでも顔を合わせる可能性があるのなら、「担当変更後もお会いする機会があるかと思いますので、これまでと同じく、今後ともよろしくお願い致します」「復職後、◯◯様にまたお会いできますことを楽しみにしております」など、引き続きお付き合いしていきたい旨を伝えておくと好印象を与えられます。
普段の営業メールは自動化ツールを活用するのがおすすめ
営業担当者変更のメールは、業務上の連絡だけでなく、先方にこれまでの感謝の気持ちを伝える場でもありますので、一通一通手作業で送信するのが理想です。
ただ、普段の営業メールに関しては、営業メール自動化ツールを活用すると業務効率をアップできます。
業務効率化におすすめのツールはRPAの技術を使って、新規顧客の獲得を効率化できる「GeAIne（ジーン）」です。RPAとは、「Robotic Process Automation」の頭文字を取った言葉で、「コンピューターを使って行う定型的な作業をロボットにより自動化すること」を意味します。
GeAIneを活用すれば、企業のWebサイト上にある問い合わせフォームやメールアドレスに対して、自動的にアプローチできます。
また、顧客リストをアップロードするだけで自動的にグルーピングしてくれる機能や、顧客のメール開封率やリンクのクリック率などを比較・分析する機能もあり、質の高い情報で営業活動をサポートしてくれます。
自社で営業メールを送る負担が大きくなっている場合や新規顧客の獲得数が伸び悩んでいる場合は、営業メール自動化ツールを検討してみてはいかがでしょうか。
【まとめ】営業担当者の変更メールはマナーとルールを守って作成しよう
営業担当者の変更を知らせるメールでは、先方に不安感や不信感を抱かせないことが重要なポイントです。マナーと礼儀をわきまえ、必要な情報を丁寧に説明するとともに、これまでのお付き合いに対して誠実な言葉で御礼を伝えれば、先方に好印象を抱いてもらえます。
普段の営業メールは、便利な営業メール自動化ツールを活用することで手間と時間を省けます。そのぶん担当者変更を伝えるメールは心を込めて作成・送信することを心がけましょう。
