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営業メールのコツ。データを元に開封率や返信率を向上させる方法

企業の営業活動において、電話と並び重要視されているツールがメールです。相手の都合を考慮しなくてはならない電話よりも、いつでもどこでも送信・確認できるメールは、忙しいビジネスマンの強い味方といえるでしょう。しかし、営業メールを作成してもなかなか成果につながらず、悩んでいる人も多いはずです。この記事では、相手にしっかり読まれ、行動してもらえる営業メールの書き方を紹介します。

そもそも営業メールは読まれない!

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営業メールは読まれないばかりか開封もされない

メールを活用して営業活動を行っている企業は、顧客との関係強化や新しい商品やサービスの案内を目的に営業メールを配信しています。営業メールを送っている側としては、読まれることを前提にメールを作り、配信していることが多いはずです。しかし少々残酷な話ですが、営業メールは基本的に読まれません。そればかりか、ほとんどの営業メールが開封さえされないのです

統計に見る営業メールの現実

ある統計によれば、日々送信されている営業メールのなかで、しっかりと相手に開封されるのは、全体の24%程度といわれています。つまり、受信する営業メールの80%以上が読まれずそのまま放置されているか、最悪の場合、未開封のままゴミ箱送りになっているのです。日本のビジネスマンが1日に受信するメールの数は、平均38.07通といわれています。そのうちの半数(約19通)が営業メールであると仮定すれば、開封されるのはわずか4~5通であるということです。

開封されてもなかなか読まれない

書き方のコツを駆使した結果、営業メールが開封されたとしても、そのすべてがしっかり読まれるわけではありません。メールの中身を最後まで読んでもらえるよう、読みやすい文面にしたり、相手の興味を刺激したりしなければ、せっかくメールを開封してくれた人も、数行目を通しただけですぐにメールを閉じてしまいます。営業メールはなかなか読んでもらえないのですから、メールをきっかけに実際にアポが取れたり、商品やサービスへの問い合わせにつながったりすることは、さらに稀といえるのです。

このように営業メールの実態は、スマホやノートパソコンが普及し、より手軽にメールのやり取りが可能となった現代においても、非常にシビアなのです。これを打開し、営業メールを成果につなげるには、メールの件名や本文の書き方を工夫する必要があります。

メールが開封されるかどうかは件名にかかっている!

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鍵を握っているのはメールの件名

営業メールを書くときは、まず件名にこだわることが重要です。なぜなら、営業メールを受信した人は、件名だけを見て開封するか否かを判断するからです。いくらメールの内容を充実させたとしても、この件名をないがしろにしていては、一向にメールは開封されず、肝心の本文を見てもらうこともできません。

開封される件名はわかりやすくて短い

開封される件名を作るコツは、わかりやすく短めに要点をまとめることです。メールを受信した人に「開封したい」と思わせるには、メール本文の内容を端的に表す件名が必要です。たまに「はじめまして」や「お世話になっています」などの挨拶を件名として使う人がいますが、これは開封されない件名の典型例といえるでしょう。このような件名では、何について書かれたメールかさっぱりイメージできないため、「開封してみようかな」という気持ちにはなかなかなりません。最悪の場合、迷惑メールと勘違いされて削除される可能性もあります。

また「お客様に大切なお知らせです」などという件名で営業メールを送る人もいますが、これも開封される件名とはいえません。「何かお知らせがあること」が伝わるのは良いのですが、一体どんなお知らせなのかわからないため、開封される確率は低くなります。

開封率をアップするためには、お客様に伝えたいことを具体的に記載すると良いでしょう。たとえば、新商品を紹介するメールであれば、件名に商品名を記載することで、相手により興味を持ってもらいやすくなります。また打ち合わせや面談をお願いするメールなら、何のために打ち合わせや面談を希望しているのかわかるよう、具体的な要件も記載しましょう。

件名に使用すると効果的な言葉がある

統計データの解析により、営業メールの件名に使うべき言葉とそうでない言葉が明らかになっています。使うべき言葉としては、「連絡」「キャンセル」「チャンス」「イベント」「支払い」などが挙げられています。これらの言葉を意識的に件名に使用することで、メールの開封率を高められる可能性があるのです。反対に使うべきではない言葉には、「支援」「招待」「参加」「確認」などが挙げられています。

ぱっと見ただけで理解できる件名を目指して

件名の書き方を工夫し、何のために送られてきたメールかわかりやすくしたとしても、だらだらと長い件名では相手に開封してもらえません。多くの情報を相手に伝えようとすると、文章は自然と長くなってしまうものです。これがメールの本文であればまだ良いのですが、多くの情報を詰め込んだ長い件名は、メールの開封率を下げてしまいます。

開封されやすい件名は、ひと目見ただけで内容が理解できる程度の文字数で作られています。メールの件名は、最大でも16文字以内、できれば12~14文字程度でまとめるのが理想的です。またある統計によれば、メールの件名に使用する単語の数を3~4つに押さえたときが、もっともメールの返信率が高くなるとしています。

メール本文を書くときの4つのポイント

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メールは読まれなくては意味がない

メールの開封率を高めるためには、件名の書き方を工夫することが重要と述べました。しかし、メールは開封されることだけが目的ではありません。営業メールを送る目的である顧客や見込み客との関係性強化を達成するには、メールの本文を相手に読んでもらうことがもっとも重要です。

しかし先ほども述べたように、営業メールは基本的に読まれません。なぜなら人間は、自分が興味を持てないことに関して、そう簡単に行動しないからです。メールを読む人は、文章の冒頭部分を読んで「自分には(あるいは自社には)関係ないな」と思った瞬間、そのメールへの興味を失います。そしてそれ以上、メールを読み進めることはありません。熱意を込めて営業メールを書いて送信している人からすれば、到底信じられないかもしれませんが、これが現実なのです。

本文を書くときのポイントは4つある

せっかく開封されたメールを最後までしっかり読んでもらうには、メール本文の書き方にも工夫が必要です。メール本文を書くときは、「簡単」「短い」「わかりやすい」「送信するタイミング」の4つがポイント。まず「簡単」に関しては、小難しい表現を使用せず、子供でも理解できるような文章でメールを構成することです。

アメリカのソフトウェア会社による調査によれば、小学3年生が理解できる文章で営業メールを書くのと、大学生が理解できる文章でメールを書くのとでは、前者の難易度が低いメールのほうが36%も返信率が高かったそうです。したがって、しっかり読んでもらえる営業メールを書くには、小学生でも理解できるような平易な文章で書くのがコツといえます。

適度な長さの文章にする

営業メールはできるだけ短い文章でまとめたほうが、効果的とされています。実際、メールの文字数が多いことで、読む気が失せてしまった経験を持つ人は少なからずいるでしょう。統計データから、メールは文字数が多くなればなるほど、返信率が下がっていくことがわかっています。メール本文に登場する単語の数が2,500を超えると、返信される確率は3分の1まで低下するのです。

だからといって、短すぎてもそれはそれで問題です。興味を持って開封したメールの本文が、極端に短いものだった場合、メールを読んだ人は送信した人に対し、「熱意がないのではないか」とか「手抜きされたのではないか」と感じることでしょう。メールを受け取った人にこのような感情を持たれてしまうと、たとえメールを最後まで読んでもらえたとしても、送信した側が望むような結果を得ることは難しいのです。

伝えたいことはできるだけ絞る

平易な文章で書かれたコンパクトなメールであっても、内容がわかりにくいものは効果的な営業メールとはいえません。営業メールで商品の魅力を相手に伝えるとき、商品に対して愛情があればあるほど、多くの魅力的なポイントを相手に伝えたくなるものです。しかし、あれもこれもと欲張って、1通のメールのなかにアピールポイントを詰め込もうとすると、メールが長くなるばかりか、「もっとも相手に伝えたいこと」がぼやけていきます。

要点がわかりにくいメールは、相手に「結局何がいいたかったのだろう」という印象を与えるため、メールを最後まで読んでもらえなかったり、望む結果につながらなかったりという残念な結果になってしまうのです。これを防ぐには、メールを作成する前に相手に伝えたいことを洗い出し、そのなかから特に伝えたい事柄を1~2点ピックアップすると良いでしょう。その選び抜かれたポイントにのみ集中して書くことで、伝えたいことがわかりやすいメールができあがるのです。

営業メールを送るなら朝が効果的

成果につながりやすい件名と本文が書けたら、いよいよ顧客や見込み客にメールを送信します。メールが完成したらすぐに送信するビジネスマンも多いと思いますが、実は、メールを送信するタイミングにもコツがあるのです。メールを読む時間に関して、見込み客の多くは朝の5~6時に読みたいと考えている、との統計データがあります。これはすなわち、朝の早い時間にメールを送信することで、その他のメールに埋もれることなく、効率的にメールを相手に届けられるということです。完成したメールはその場で送らず、予約送信機能などを活用し、朝方相手に届くようにすると良いでしょう。

工夫次第で営業メールも読んでもらえる!

読まれることを意識せずに書かれた営業メールは、なかなか相手に読んでもらえません。ましてや、開封されずにそのまま削除されることもあります。しかし、営業メールでも書き方のコツを押さえれば、相手に読まれる確率を引き上げることが可能です。この記事で紹介したポイントを参考にすれば、あなたの営業メールも読まれるメールに変わることでしょう。