御礼メールとは営業訪問後に先方へ送る挨拶メールのことで、別名「サンキューメール」とも呼ばれています。御礼メールを上手に活用すれば、次回以降のコミュニケーションが取りやすくなり、良好な関係を築くことにもつながるでしょう。
そこで今回は、営業訪問後の御礼メールを上手に書くポイントや、御礼メールを書くときに注意したいことについて解説します。
営業訪問後の御礼メールで心をつかむ4つのポイント
営業訪問後に送信する御礼メールで、先方の心をしっかりつかむために押さえておきたいポイントを4つご紹介します。
1. なるべく当日中に御礼メールを送る
御礼メールは、営業訪問を行ったその日のうちに送るのがベストです。時間が経ってから御礼メールを送られると、「なぜ今さら？」と先方も困惑してしまいますし、人によってはマナー違反ととらえられることもあります。
御礼メールは先方に感謝の気持ちを伝えると同時に、自分のことを印象づける後押しにもつながりますので、なるべく当日中の送信を心がけましょう。ただ、業務時間外に仕事関係のメールを受信するのを嫌がる方もいますので、終業時間近くに営業訪問した場合は、翌朝にあらためて御礼メールを送った方が無難です。
2. 内容がわかる件名にする
御礼メールで相手の心をつかむためには、まずメールを開封してもらわなければなりません。毎日たくさんのメールを受信しているビジネスパーソンは、件名を見て開封するか否かを判断しますので、一目でメールの内容がわかる件名をつけることが大切です。
「本日はありがとうございました」「お世話になりました」といったありふれた件名だと、誰からどんな件でメールが送られてきたのか判断できず、最悪の場合、スパムメールと勘違いされて廃棄されてしまうおそれがあります。
御礼メールを送る際は、「本日の営業訪問の御礼」など内容を把握しやすい件名をつけると、開封してもらいやすくなります。
3. 御礼の内容は具体的に書く
ただ単に「ありがとうございました」「感謝申し上げます」といった紋切り型の挨拶だけを記載すると、やや機械的な印象を与えてしまいます。今回の営業訪問について、どんなことを感じ、何を得ることができたのか、具体的な例を挙げて感謝を伝えましょう。
たとえば「◯◯様のお話を伺い、サービス導入までのイメージや課題を共有することができました。ありがとうございました」など、具体的な話題を記載すると、先方も「時間を割いて応対した甲斐があった」と満足してもらえます。
4. 課題点や問題点を確認し、返答期限を提示する
営業訪問では、先方から質問や指摘を受けることがあります。その場では答えられない、あるいは解決策・改善策を検討しなくてはならない問題が浮上した場合は、御礼メールの中で改めて課題点・問題点に触れておきましょう。
そのうえで、「◯月◯日までに返答いたします」など、具体的な期限を提示すると、対応の良さや迅速さをアピールできるでしょう。
営業訪問後の御礼メールはビジネスパーソンの基本マナー
営業訪問では、別れ際に「本日はありがとうございました」「お世話になりました」などの挨拶を取り交わすので、あらためて御礼マナーを送る必要はないのでは？と思う方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、日本では昔から、お世話を受けた人に対してお礼状を送るという習慣があります。
時代とともに、その手段は書面から電話やメールへと移り変わりましたが、お礼状の風習そのものは未だに根強く残っているため、わざわざ時間を作って対応してくれた相手にお礼を伝えないのはマナー違反とみなされます。
営業訪問はその後の商談・成約につながる大切な一歩ですので、ビジネスチャンスをみすみす逃すことのないよう、営業訪問後の御礼メールは必ず送る習慣をつけましょう。
ザイアンスの法則により印象アップにつながる可能性も！
営業訪問後に御礼メールを送るのは、アメリカの心理学者ロバート・ザイアンスが提唱した「単純接触効果」の理にも適っています。
単純接触効果とは、繰り返し接する（単純接触する）と、相手への好意度や印象が高まるという効果のことで、別名「ザイアンスの法則」とも呼ばれています。
営業訪問の後、御礼メールをして接触回数を増やせば、先方に与える印象が強くなり、今後の関係を築きやすくなります。
アプローチをかけたタイミングや、提示した条件が似通っているのなら、ほとんどの企業は印象が強い&対応の良い相手を選びますので、営業訪問後の御礼メールはビジネスを有利に運ぶ上で必要不可欠なツールといえるでしょう。
営業訪問後の御礼メールで注意すべき2つのこと
営業訪問後の御礼メールを送るときは、いくつか注意すべきポイントがあります。先方に良い印象を与えるつもりが、かえって失礼な対応になってしまわないよう、以下のポイントに注意して御礼メールを作成・送信しましょう。
1. 定型文のコピー＆ペーストはNG
ネットや書籍を調べれば、ビジネスで使える御礼メールの文例をたくさん見つけることができます。差出人や宛先の部分を差し替えればそのまま送信できるものばかりですが、万人向けに作られた定型文は無難なぶん、ほぼ個性がありません。
受け取った方も、コピペした文は何となくわかってしまいますので、定型文はあくまで参考に留め、自分の言葉で感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。
2. 「取り急ぎ」は使わない
御礼メールは営業訪問後まもなく送信するものですので、「取り急ぎ」という言葉を使ってしまいがちです。
しかし、取り急ぎという言葉には「とりあえず」「急いで」といった意味があるため、「十分な準備をしないまま連絡している」ことになってしまいます。
先方に感謝の気持ちを伝えるメールを「取り急ぎ」送るのは失礼にあたりますので、御礼メールでの使用は控えましょう。十分な時間を取れず、丁寧な御礼メールをすぐに送信できない場合は、「まずは、御礼申し上げます」などへの言い換えが適切です。
営業メール自動化ツールなら失敗のリスクを軽減できる
ここまで、御礼メールを送るときのポイントや注意点を説明してきましたが、作成に気を遣うのは御礼メールだけに限ったことではありません。
たとえば、新規顧客獲得のために企業へアプローチする際も、どういう文面にすれば相手に興味・関心を持ってもらえるか、マナー違反にあたる言い回し・文面はないかなど、いろいろ試行錯誤しながらメールを作成します。
とくに営業メールの場合、営業訪問した企業にのみ送信する御礼メールに比べて数が多いので、手作業でメールを作成・送信していると、思わぬミスや失敗につながる確率が高いところがネックです。
そんなときは、営業メール自動化ツールの利用を検討してみましょう。あらかじめ文面を作成しておけば、あとはプログラムが自動で営業リストにある企業へメールを送信してくれます。
おすすめのツールは企業のWebサイト上にある問い合わせフォームやメールアドレスに対して、自動的にアプローチできる「GeAIne（ジーン）」です。
また、顧客リストをアップロードするだけで自動的にグルーピングしてくれる機能や、顧客のメール開封率やリンクのクリック率などを比較・分析する機能もあり、質の高い情報で営業活動をサポートしてくれます。
営業メール自動化ツールなら、企業サイトのお問い合わせフォームを巡回してメールを送信してくれるので、ほぼ確実に担当者に開封してもらうことが可能です。
手作業でメール営業するより手間と時間も省けますので、気遣いの多いビジネスメールの作成・送信に悩んでいるのなら、営業メール自動化ツールの活用をおすすめします。
【まとめ】御礼メールは上手に使えばビジネスチャンス！
営業訪問後は、なるべく早い段階で御礼メールを送っておくと、先方に好印象を与えられます。
御礼メールを送る際は、内容が分かりやすい件名にする、「取り急ぎ」は使わないなど、最低限のコツとマナーを押さえておくのがポイントです。
なお、御礼メールにはオリジナリティが求められますので、ひとつひとつ手作業で作成するのが理想ですが、自社の商材を案内する営業メールなら、あらかじめ作成した定型文を見込み顧客に一斉送信した方が、業務効率向上につながります。
営業メール自動化ツールを利用すれば、短時間で営業メールを数千・数万単位の企業に送信することが可能です。
見込み顧客の母数が増えれば、商談アポにつながる確率も高くなりますので、営業効率をアップしたいのなら、便利な営業メール自動化ツールをぜひご検討ください。
