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【初心者必見】営業メールの書き方。5つの基本を分かりやすく解説

メールはコスト面・利便性の両方に優れていることから、営業手法の1つとして多くの企業に導入されています。ただ、メールは簡単に作成・送信できる分、基本やマナーがおろそかになりがちです。

ファーストコンタクトで悪い印象を持たれると、アポの取得や商談につなげるのが難しくなりますので、とくに営業ビギナーの方は営業メールの基本的な書き方をしっかり学んでおきましょう。

今回は、営業ビギナーの方向けに、営業メールの基本的な書き方や、送るタイミング、ぜひ活用したい便利ツールなどの情報をまとめました。

営業メールの書き方5つの心得

営業ビギナーの方が、営業メールを作成するときに知っておきたい5つの心得を紹介します。

1. メールの内容と差出人がわかる件名にする

営業メールの件名には、差出人の名前と、メール内容の要点をあわせて記載します。

たとえば「新規サービス◯◯のご紹介とご提案:△△株式会社 ××(名前)」など、一目見ただけでどの企業の誰から、どんな内容のメールが送られてきたのかわかるような件名にすると、担当者の興味を引きやすくなります。

逆に「新サービスのご提案」「ご面談のお願い」など、シンプルすぎる件名は目に留まりにくく、スルーされてしまう可能性大です。人によってはスパムメールと勘違いして、迷惑メールとして破棄されてしまうこともあります。

一度迷惑メールとして処理されると、次回以降、自動的に迷惑メールフォルダに分類されて担当者の目に届かなくなってしまいますので、件名には細心の注意を払いましょう。

2. 営業メールの基本構成を知る

手紙やハガキと同様、メールにも基本構成が存在します。

営業メールの一般的な構成は以下の通りです。

  • 挨拶・自己紹介
  • メールを送った理由・目的
  • 本文(商材の説明など)
  • 結びの挨拶
  • 署名(社名・担当者の氏名・連絡先など)

もちろん、内容や目的に合わせて多少アレンジしてもかまいませんが、初心者の方は基本構成に沿って文面を考えた方がミスや失敗のリスクが少ないでしょう。

3. わかりやすくシンプルな内容を心がける

自社の商品やサービスの魅力を余すところなくアピールしようとすると、どうしても文章量が多くなってしまいます。

開封したとたん、長文がずらりと並んでいるのを見ると、「読むのに時間がかかりそう」「面倒くさい」と思われて、後回しにされる確率が高くなります。

商品やサービスの詳しい案内は商談でも行えますので、まずは営業メールの内容に目を通してもらえるよう、シンプルな文章でまとめましょう。

4. 言葉遣いはより丁寧に!

手紙やハガキに比べるとカジュアルなイメージのあるメールですが、送り先は初めて接触する顧客ですので、言葉遣いにはより一層の注意を払う必要があります。

誤字・脱字に気を付けるのはもちろん、尊敬語や謙譲語などの敬語は正しく使い、マナーをわきまえている人間であることをアピールすると信用度がアップします。

5. 連絡先の間違いに注意する

営業メールの内容に興味・関心を持った顧客がすぐに返信・連絡できるよう、メールの最下部には連絡先などを含む署名を挿入します。

社名や担当者の所属部署・役職・氏名のほか、本社地や電話番号、FAX番号、メールアドレス、企業サイトのURLなどを記載しておくと、先方が何らかのアクションを起こしてくれる可能性が高くなります。

その分、連絡先が誤っているとせっかくのビジネスチャンスを逃してしまいますので、メールを書き終えた後は署名に間違いがないかどうかしっかり確認します。とくに、電話番号やメールアドレスはミスが起こりやすいので要注意です。

営業メールを送るのに適したタイミング

かつてのビジネスメールはパソコンのみでやり取りするのが主流だったため、出社するタイミングや、帰社するタイミングに合わせて送信するのが一般的でした。

しかし、近年は業務にスマホやタブレットを活用する企業が増え、出先でも手軽にメールを送受信できるようになりました。

実際、ビジネスメール実態調査2020によると、半数以上のビジネスパーソンが1日に10回以上の頻度でメールを確認しています。[注1]

業務時間内であれば、営業メールを送信してから開封されるまでさほど時間がかかりませんので、メールを送信する時間帯についてはそれほど気にしなくてもよいでしょう。

[注1]一般社団法人 日本ビジネスメール協会:ビジネスメール実態調査2020
https://businessmail.or.jp/research/2020-result/

営業メールは週の後半に送るのがおすすめ!

多くの企業は土日祝日が休日なので、週末に送信した営業メールは翌営業日に開封されることになります。そのため、メールの多くは週の前半に集中して送信される傾向にあります。

基本的に、メールは業務に必要なものから順に開封されますので、営業メールはどうしても後回しにされてしまいがちです。

一方、週の後半になると、メールの受信数が徐々に減少するので、営業メールにも目を通してもらいやすくなります。とくに返信を要する営業メールの場合、メールチェックと返信の時間を取りやすい週後半に送った方が顧客からのアクションを期待できるでしょう。

営業メールを送るなら便利な自動化ツールの活用がおすすめ

営業メールに対するレスポンス率は、メールの送信数に比例して高くなります。そのため、より多くの顧客に営業メールを送る必要がありますが、営業マンが手動でメールを作成・送信するのは非常に手間と時間がかかります。

そこでおすすめしたいのが、営業メール自動化ツールの利用です。手作業で送信する方法に比べて、どんなメリットがあるのか、主な特徴を3つのポイントにわけてご紹介します。

1. 営業リストの作成を代行してもらえる

営業メールの送信先をまとめた営業リストは、メール営業に必要不可欠なアイテムです。自社ですでに営業リストを持っている場合は別ですが、そうでない場合は自社の商材と関連性のある企業をピックアップし、リストアップする作業からスタートしなければなりません。

営業メール自動化ツールを利用すれば、クライアントの業種や商材の種類、要望などをもとに、営業リストの作成を代行してくれるので、手間と時間を省けます。

2. 短時間で多数の企業に営業メールを送信できる

営業マンが手動でメールを送るには、宛先・件名・本文をそれぞれ入力する作業を行わなければなりません。送信先が何百、何千とある場合、定型文やBCC機能を使用したとしても、膨大な時間と手間がかかってしまいます。

営業メール自動化ツールを利用すれば、定型文の入力から送信まで、すべて自動で行ってくれるので、営業マンの負担を大幅に減らせます。もちろん、手動でメールを送るよりはるかに効率的ですので、短時間で多数の企業にアプローチできるでしょう。

3. コストの削減につながる

営業メール自動化ツールは有料のサービスですが、新しく営業マンを雇ったり、一般的な営業代行に委託したりする費用に比べると、価格設定は非常にリーズナブルです。

メール営業に費やしていた時間を他の業務に回せば、労働生産性が向上するため、トータルで見てもコストの削減につながります。

まとめ

営業メールを顧客に送るときは、言葉遣いや言い回しに注意しつつ、わかりやすい件名・内容にまとめることが大切です。

ただ、営業ビギナーの方はメールの構成や内容に自信が持てず、送信までに手間と時間がかかりがちです。営業メールの効果はスピードと量に左右されますので、営業に不慣れな方ほど営業リストの作成からメール送信まで一任できる営業メール自動化ツールの活用をおすすめします。