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年末年始の営業日お知らせメールを送る際に気をつけること

多くの企業は、12月末日頃から年末年始の休暇に入ります。具体的にいつからいつまで休むのかは企業によって異なりますので、取引先や顧客にはあらかじめ年末年始の営業日をお知らせするのがマナーです。

最近は書面よりも、メールで通知する企業が増えていますが、ちょっとしたコツを取り入れれば、単なるお知らせメールでは終わらないプラスアルファの効果が期待できます。今回は、年末年始の営業日お知らせメールの基本的な文例や、送信のタイミング、上手な書き方のコツについて解説します。

年末年始の営業日お知らせメールの基本的な書き方と文例

年末年始の営業日を顧客や取引先にお知らせするメールは、基本的に以下の構成で作成します。

  1. 件名
  2. 挨拶・日頃の御礼
  3. 本文
  4. 結びの挨拶
  5. 署名

1. 件名

まず件名ですが、メールの内容が一目でわかるよう、「年末年始休業のお知らせ」「年末年始営業日のご案内」など、シンプルな件名にするのがおすすめです。普段あまりやり取りのない顧客・取引先なら、件名に社名や担当者名を追記しておくと、より親切です。

2. 挨拶・日頃の御礼

時候の挨拶とともに、平素からお付き合い頂いていることに対して感謝の気持ちを伝えましょう。

3. 本文

本文では、本来伝えたいことである年末年始の営業日の詳細をお知らせします。休業日は西暦または元号から、年月日と曜日をそれぞれ記載します。

なお、企業によっては休暇明け当日のみ短縮営業を行うところもありますので、休業日だけでなく、いつから通常営業を再開するのかも明記しておきましょう。

4. 結びの挨拶

結びでは、年末年始休業することによって不便をかけることをお詫びしつつ、先方を気遣う言葉で結びの挨拶とします。

5. 署名

最後に、署名で社名や担当者の所属部署・役職・氏名、本社地、連絡先などを記載すれば完了です。

年末年始の営業日お知らせメールの文例

年末年始の営業日お知らせメールの文例を、顧客宛と取引先宛の2パターンにわけてご紹介します。

1. 顧客宛の文例


件名:年末年始休業のご案内

お客様各位

拝啓 師走の候 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます

平素は格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます

さて、弊社では年末年始にあたり、下記のとおり休業とさせていただきます。
期間中、お客様には大変ご不便をおかけ致しますが、何卒ご容赦いただきますようお願い申し上げます

今年一年のご愛顧に心より感謝申し上げますとともに、来年も変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願い申し上げます

敬具

記
休業日:2020年12月30日(水)~2021年1月3日(日)
※1月4日(月)より通常通りに営業を再開いたします

以上

株式会社◯◯
営業部
△△ △△

〒×××-××××
□□県□□市□□1-1-1

電話:(◯◯◯)◯◯◯-◯◯◯◯
FAX:(◯◯◯)◯◯◯-◯◯◯●
E-mail:×××@×××

2. 取引先宛


件名:年末年始営業日のお知らせ(株式会社×× ●●部☆☆)

株式会社◯◯
△△部
□□様

平素、大変お世話になっております
株式会社×× ●●部の☆☆です

弊社の年末年始営業の件で、以下の通りご連絡させていただきます

記
■年末年始休業日
2020年12月29日(火)~1月3日(日)
※1月4日(月)より通常通り営業を再開いたします

期間中は、電話受付、問い合わせ、発送等すべての業務をお休みさせていただきます
皆様にはご不便をおかけしますが、ご承知おきくださいますようお願い申し上げます

本年中のご愛顧に心より御礼申し上げますとともに皆様のご多幸をお祈りしています

敬具

株式会社×× 
●●部
☆☆

〒×××-××××
□□県□□市□□1-1-1

電話:(◯◯◯)◯◯◯-◯◯◯◯
FAX:(◯◯◯)◯◯◯-◯◯◯●
E-mail:×××@×××

年末年始の営業日お知らせメールを送るべきタイミング

年末年始の休暇に入ってしまうと、問い合わせや受注、納品、仕入れなどすべての業務がストップしてしまいます。

先方の業務に支障を来さないよう、年末年始の営業日に関するお知らせメールは、十分な余裕を持って送信するのがマナーです。

いつ休みに入るかは企業によって異なりますので、◯日までにと断言することはできませんが、年内の最終営業日から逆算して1週間程度を目途に送信すれば、先方に迷惑がかかる心配はないでしょう。

年末年始の営業日お知らせメールで好印象を与える4つのコツ

年末年始の営業日をお知らせするメールは、一工夫加えることで先方に好印象を与えることができます。

「今後もお付き合いしていきたい」と思ってもらえるよう、以下のコツを取り入れてお知らせメールを作成してみましょう。

1. なるべく個人名を入れる

年末年始の営業日お知らせメールは、お付き合いのある顧客・取引先すべてに送信するものですので、一斉送信しても失礼にはあたりません。

ただ、とくにお世話になっている相手には、宛名に個人名を入れて送信するのが理想です。

個人名が入ると特別感が増すため、定型文をベースにしていても好印象を与えることができます。

2. 具体的なエピソードを加える

年末年始営業のお知らせメールは業務連絡の意味合いが強いため、定型文のままだと事務的な印象を与えがちです。

そんなときは、先方とのやり取りを思い出し、具体的なエピソードを交えて感謝の気持ちを伝えみましょう。

たとえば「△△様にいただいた◯◯についてのご提案は、大変参考になりました。その節はありがとうございました」といったメッセージを挿入すれば、テンプレート感が払拭され、より丁寧で誠実なイメージを与えられます。

3. 来年の抱負を伝える

「今後もお付き合いしていきたい」と思わせるには、企業としての将来性や信頼度をアピールすることが大切です。

本年中お世話になったことについて感謝の意を伝えるとともに、「今後こうしていきたい」「来年はこんなことにチャレンジしていきたい」などの抱負を伝えると、意欲と向上心のある企業として高く評価してもらえます。

4. 年末年始前後の業務に対して案内を行う

年末年始の営業お知らせメールでは、営業日および休業日を案内すれば十分ですが、プラスアルファで年末年始の休暇前後の業務について一言添えておくと、親切な印象を与えられます。

たとえば「ご請求・ご発注は12月◯日必着でお願い致します」「年末年始に発注・納品が見込まれる場合は、事前に私までご相談ください」といった但し書きを加えると、先方への気遣いが伝わります。

また、メールやお問い合わせフォームについて、「返信は1月◯日以降、順次行わせていただきますが、受付は24時間対応しております」などのメッセージを追記しておくのもおすすめです。

【まとめ】年末年始の営業日お知らせメールは、相手に好印象を与えるチャンスにもなる

年末年始の営業日お知らせメールは、先方の業務に支障を来さないよう、余裕を持って送信するのが基本です。

最低限、年末年始の営業日や休業日の情報が伝わればOKですが、相手との具体的なエピソードを盛り込んで感謝の気持ちを伝えたり、年内の業務についてくわしい案内を添えたりすると、相手に好印象を与えられるでしょう。

なお、年末年始の営業お知らせメールの作成・送信に手間取って通常の営業活動が追いつかない…という場合は、営業メール自動化ツールなど便利なツールを使って業務効率化を図るのがおすすめです。多忙になりやすい師走のビジネスの心強い味方として、ぜひ活用してみてはいかがでしょうか。